Wie wäre es, wenn wir deinen Büroarbeitsplatz umgestalten könnten, ohne dass du zusätzlichen Platz oder ein großes Budget brauchst? Das Konzept des Desksharings könnte genau die innovative Lösung sein, die du brauchst. Diese Praxis hat sich von einer neuartigen Idee zu einer Kernstrategie für modernes Büromanagement entwickelt und bietet Vorteile, die über reine Kosteneinsparungen hinausgehen. Es fördert die Anpassungsfähigkeit und Effizienz, insbesondere in gemischten Teams.
Da immer mehr Unternehmen Desksharing einführen, wird das traditionelle Modell „ein Schreibtisch pro Mitarbeiter:in“ zunehmend obsolet. Diese Methode von Desksharing bietet zahlreiche Vorteile, wie z. B. eine höhere Flexibilität für die Mitarbeiter:innen und bessere Möglichkeiten der Zusammenarbeit. So haben beispielsweise Unternehmen wie Google und viele andere erfolgreich flexible Arbeitsplatzstrategien eingeführt, die Desksharing beinhalten, was laut Mckinsey zu erheblichen Verbesserungen bei der Zusammenarbeit und der Raumnutzung führt.
Einfache Implementierung von Desksharing
Dieser Artikel führt dich durch den Prozess der Implementierung von Desksharing an deinem Arbeitsplatz und stellt sicher, dass es für alle Beteiligten einen Mehrwert bringt. Wir werden auch untersuchen, wie Technologien wie der LIZ Booker die Verwaltung von gemeinsam genutzten Räumen vereinfachen. Unabhängig davon, ob du diese Einrichtung einführst oder eine bestehende Einrichtung verbesserst, werden wir die wesentlichen Komponenten für den Erfolg in deinem Büro behandeln.
Warum Desksharing? Das hybride Arbeitsmodell
Das Desksharing hat aufgrund der Zunahme hybrider Arbeitsformen stark an Popularität gewonnen. Da Unternehmen Fern- und Innendienstaktivitäten vermischen, sinkt der Bedarf an festen Arbeitsplätzen. Die Mitarbeiter:innen können Arbeitsplätze wählen, die zu ihrem Zeitplan passen, was eine flexible und dynamische Arbeitsumgebung fördert.
Diese Strategie macht den Arbeitsplatz nicht nur kollaborativer und vielseitiger, sondern optimiert auch die Ressourcennutzung und steigert die Mitarbeiterzufriedenheit. Die kürzlich veröffentlichten Studien zu hybriden Arbeitsmodellen zeigen, dass Unternehmen, die flexible Arbeitsregelungen einführen, eine um bis zu 74 % höhere Produktivität und rund 30 % niedrigere Betriebskosten verzeichnen.
LIZ SMART OFFICE – EINE LÖSUNG ZUR ARBEITSPLATZBUCHUNG
Ein Schlüsselelement zur erfolgreichen Implementierung der Arbeitsplatzbuchung ist die Nutzung einer effektiven Arbeitsplatz-Buchungssoftware. LIZ Smart Office bietet mit dem LIZ Booker ein solches Tool. Es ermöglicht den Mitarbeiter:innen, Arbeitsplätze einfach und schnell zu buchen, und unterstützt Manager:innen dabei, die Belegung der Arbeitsplätze effizient zu verwalten. Mit Funktionen wie Echtzeit-Verfügbarkeitsanzeigen und einfachen Buchungsprozessen macht LIZ Booker die Arbeitsplatzbuchung zu einem kinderleichten Prozess.
Kosteneinsparungen und Mitarbeiterzufriedenheit
Die Einführung von Desksharing kann zu erheblichen Kostensenkungen führen, da die Nutzung des Büroraums optimiert und andere Gemeinkosten wie Versorgungsleistungen und Ausrüstung reduziert werden. Wenn zum Beispiel ein Unternehmen mit 100 Mitarbeiter:innen nach unseren Daten typischerweise 1.000 Quadratmeter benötigt, könnte Desksharing diesen Bedarf an Tagen, an denen nur 70 % der Mitarbeiter:innen im Büro sind, um 300 Quadratmeter reduzieren.
Diese Einsparung kann sich in finanziellen Gewinnen aus der Vermietung des überschüssigen Platzes niederschlagen. Darüber hinaus steigert diese Praxis die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen, da sie eine Pause von der täglichen Routine bietet und eine bessere Work-Life-Balance ermöglicht. Eine Studie von Global Workplace Analytics (2020) hat ergeben, dass flexible Arbeitsplätze die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeiter:innen um bis zu 86 % steigern können.
Ein menschenzentrierter Ansatz zur Steigerung der Produktivität
Desksharing schafft ein Arbeitsumfeld, in dem die Menschen im Mittelpunkt stehen, was sowohl für die Mitarbeiter:innen als auch für das Unternehmen zu besseren Resultaten führt. Es fördert verschiedene Arbeitsstile und eine Kultur der Flexibilität, indem es den Mitarbeiter:innen ermöglicht, ihren Arbeitsplatz je nach ihren täglichen Aufgaben, ihrer Stimmung oder ihrem Bedarf an Zusammenarbeit zu wählen. Eine solche Personalisierung steigert nicht nur die Arbeitszufriedenheit, sondern fördert auch das Verantwortungsgefühl der Mitarbeiter:innen, was zu einem zufriedeneren, engagierteren und produktiveren Team beiträgt. Untersuchungen der Walden University (2020) zufolge steigern mitarbeiterorientierte Arbeitsplätze die Innovations- und Bindungsraten erheblich.
Feedback und Kommunikation: Der Schlüssel zur erfolgreichen Umsetzung
Die erfolgreiche Einführung von Desksharing setzt voraus, dass die Bedürfnisse und Vorlieben der Mitarbeiter:innen bekannt sind und berücksichtigt werden. Zu Beginn sollte das Feedback der Beschäftigten durch Umfragen, Meetings oder Fokusgruppen eingeholt werden, um deren Anliegen und Vorschläge zu erfassen. Dieser integrative Ansatz trägt dazu bei, dass bei der Umstellung nicht nur räumliche und logistische Aspekte berücksichtigt werden, sondern auch das Wohlbefinden und die Produktivität der Mitarbeiter:innen gefördert werden. Eine transparente Kommunikation über die Vorteile und logistischen Veränderungen, die mit der Umstellung auf ein Shared-Desk-Layout verbunden sind, wird den Übergang erleichtern und die Akzeptanz fördern.
Etiquette und Sicherheit bei der gemeinsamen Nutzung von Schreibtischen einführen
Es ist auch wichtig, klare Umgangsformen für die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen festzulegen. Erstelle Richtlinien, die die Sauberkeit, den persönlichen Freiraum und den Buchungsprozess betreffen und mache diese Regeln über ein Intranet oder ein physisches Handbuch leicht zugänglich. Bedenke auch die Auswirkungen der gemeinsamen Nutzung von Schreibtischen auf die Cybersicherheit, insbesondere bei der Einführung von BYOD-Richtlinien (Bring Your Own Device). Es sollte auch in robuste digitale Sicherheitsmaßnahmen wie geschütztes WLAN, starke Verschlüsselung und Multi-Faktor-Authentifizierung investiert werden, um Datenintegrität und Datenschutz zu gewährleisten.
Optimierung der räumlichen Einrichtung mit verstellbaren Möbeln
Schließlich sollte die physische Einrichtung des Arbeitsplatzes verstellbare Möbel und Geräte umfassen, um den unterschiedlichen körperlichen Bedürfnissen und Aufgaben gerecht zu werden. Die Investition in ergonomische Lösungen wie Stehpulte und verstellbare Stühle kann den Komfort und die Produktivität erhöhen und Ihr Engagement für das Wohlbefinden der Mitarbeiter:innen demonstrieren.
Durch die Integration dieser Strategien kann Desksharing ein Büro in einen flexibleren, kollaborativeren und effizienteren Raum verwandeln, von dem letztendlich sowohl die Mitarbeiter:innen als auch das Unternehmen profitieren. Wir bei LIZ sind davon überzeugt, dass die Desksharing-Politik für den Erfolg der Unternehmen entscheidend geworden ist und daher kann der LIZ Booker auch bei dieser Transformation des Unternehmens eine entscheidende Rolle spielen, indem es eine intuitive Plattform für die Verwaltung von geteilten Schreibtischbuchungen, hybrides Arbeiten, Zeiterfassung und vieles mehr anbietet, um einen reibungslosen Übergang und anhaltende Effizienz in deinem angepassten Arbeitsbereich sicherzustellen!
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