Viele verbinden Desk Booking ausschließlich mit der Möglichkeit, einen freien Schreibtisch zu reservieren.

Moderne Desk-Booking-Lösungen leisten jedoch deutlich mehr.

Sie unterstützen Unternehmen dabei,

• Teams gezielt zusammenzubringen,
• Büroflächen effizient zu nutzen,
• hybride Arbeitsmodelle zu organisieren,
• Mitarbeitenden Planungssicherheit zu geben und
• die Workplace Experience zu verbessern.

Statt zufällig im Büro zu erscheinen, können Mitarbeitende sehen, wann Kolleginnen und Kollegen vor Ort sind und ihre Bürotage entsprechend planen.

Dadurch entstehen mehr persönliche Begegnungen und eine engere Zusammenarbeit.

1. Schlechtere Arbeitsplatzauslastung

Das größte Problem besteht darin, dass Unternehmen ihre tatsächliche Büroauslastung falsch einschätzen.

Ein Dashboard zeigt beispielsweise:

• 90 % aller Arbeitsplätze sind reserviert.

Die Realität sieht jedoch anders aus:

• nur 65 % werden tatsächlich genutzt.

Diese Differenz erschwert sämtliche Entscheidungen rund um das Workplace Management.

2. Frust bei Mitarbeitenden

Ein häufiges Szenario:

Eine Mitarbeiterin möchte spontan ins Büro kommen.

Im Buchungssystem sind jedoch alle Arbeitsplätze vergeben.

Vor Ort stellt sich heraus:

Fast ein Drittel der Schreibtische ist leer.

Das erzeugt Unsicherheit und Frustration.

Langfristig verlieren Mitarbeitende das Vertrauen in das Buchungssystem.

3. Höhere Betriebskosten

Leere Arbeitsplätze verursachen dennoch Kosten:

• Strom
• Reinigung
• IT-Infrastruktur
• Gebäudemanagement
• Klimatisierung
• Miete

Unternehmen bezahlen somit Büroflächen, die weder produktiv genutzt noch korrekt ausgewertet werden.

4. Ungenaue Workplace Analytics

Viele Unternehmen treffen strategische Entscheidungen auf Basis ihrer Belegungsdaten.

Sind diese Daten durch Ghost Bookings verfälscht, entstehen Fehlentscheidungen:

• zu viele Arbeitsplätze
• unnötige Flächenerweiterungen
• falsche Reinigungspläne
• ineffiziente Ressourcennutzung

Ein Parkplatzbuchungssystem ermöglicht Mitarbeitenden, freie Stellplätze bereits vor dem Bürotag zu reservieren.

Dabei erfolgt die Vergabe automatisch anhand definierter Regeln.

Je nach Unternehmensrichtlinie können beispielsweise berücksichtigt werden:

• First-Come-First-Served
• Priorisierung für Außendienst
• Priorisierung für Menschen mit Behinderung
• Geschäftsführung
• Besucherparkplätze
• Poolfahrzeuge
• Elektrofahrzeuge mit Ladeanschluss
• wechselnde Kontingente je Abteilung
• Wartelisten
• automatische Freigabe nicht genutzter Parkplätze

Alle Beteiligten sehen jederzeit transparent:

• welche Stellplätze verfügbar sind
• welche bereits reserviert wurden
• welche Buchungen storniert wurden
• welche Parkplätze kurzfristig frei werden

Dadurch entfällt nahezu die komplette manuelle Organisation.

1. Verständnis schaffen: Das „Warum“ kommunizieren

Eine der häufigsten Ursachen für Widerstände ist mangelnde Transparenz.

Mitarbeitende akzeptieren Veränderungen eher, wenn sie die Hintergründe verstehen.

Statt ausschließlich Kosteneinsparungen zu kommunizieren, sollten Unternehmen den Mehrwert für Mitarbeitende hervorheben:

• Mehr Flexibilität
• Bessere Zusammenarbeit
• Moderne Arbeitsumgebung
• Unterstützung hybrider Arbeitsweisen
• Verbesserte Arbeitsplatzqualität

Wichtig ist eine offene Kommunikation über Ziele, Erwartungen und Auswirkungen.

2. Mitarbeitende frühzeitig einbinden

Veränderungen werden besser akzeptiert, wenn Mitarbeitende aktiv beteiligt werden.

Geeignete Maßnahmen sind:

• Workshops
• Mitarbeiterbefragungen
• Fokusgruppen
• Pilotprojekte
• Change-Botschafter aus den Fachbereichen

Das erhöht nicht nur die Akzeptanz, sondern liefert wertvolle Erkenntnisse für die spätere Umsetzung.

3. Pilotphasen durchführen

Desk Sharing sollte niemals per „Big Bang“ eingeführt werden.

Pilotbereiche ermöglichen es, Erfahrungen zu sammeln und Prozesse anzupassen.

Dabei lassen sich wichtige Fragen beantworten:

• Reicht die Anzahl der Arbeitsplätze?
• Funktioniert die Buchungslogik?
• Welche Arbeitsplatztypen werden benötigt?
• Wo entstehen Konflikte?

Pilotprojekte reduzieren Risiken und schaffen Vertrauen.

4. Führungskräfte als Vorbilder etablieren

Führungskräfte prägen die Wahrnehmung von Veränderungen maßgeblich.

Wenn Führungskräfte weiterhin feste Büros nutzen, während Mitarbeitende Desk Sharing praktizieren sollen, entsteht ein Glaubwürdigkeitsproblem.

Erfolgreiche Unternehmen setzen daher auf:

• Visible Leadership
• Gemeinsame Nutzung flexibler Arbeitsplätze
• Aktive Kommunikation der Veränderung
• Regelmäßiges Feedback

Führungskräfte müssen den Wandel sichtbar vorleben.

5. Kontinuierliche Optimierung nach dem Go-live

Der eigentliche Change-Prozess endet nicht mit der Einführung.

Erfolgreiche Unternehmen messen regelmäßig:

• Arbeitsplatzauslastung
• Mitarbeiterzufriedenheit
• Büropräsenz
• Buchungsverhalten
• Flächeneffizienz

Diese Daten ermöglichen kontinuierliche Verbesserungen.

Gerade moderne Workplace-Management-Plattformen liefern hierfür wertvolle Echtzeitdaten.

1. Die Analyse der Arbeitsplatz-Auslastung

In diesem Zusammenhang stellt die tatsächliche Nutzung von Arbeitsplätzen eine der entscheidendsten Kennzahlen für das Management dar.

Dabei wird beispielsweise im Detail analysiert:

• Wie viele Schreibtische genutzt werden
• Welche Tage besonders ausgelastet sind
• Welche Bereiche leer bleiben
• Wie hoch die Peak-Auslastung ist

Darüber hinaus verdeutlicht der aktuelle Hybrid Occupancy Index Folgendes:

• Dienstage erreichen weltweit die höchste Büroauslastung mit 58,6 %
• Freitage bleiben mit 34,5 % die schwächsten Bürotage
• Viele Unternehmen haben sich faktisch auf eine „3-Tage-Bürowoche“ eingependelt

Folglich unterstützen diese Daten Unternehmen dabei, ihre Büroflächen wesentlich realistischer zu planen.

2. Weiterführende Meetingraum-Analysen

Zusätzlich dazu macht Office Analytics sichtbar:

• welche Meetingräume häufig gebucht werden
• welche Räume leer bleiben
• wie lange Meetings tatsächlich dauern
• welche Raumgrößen benötigt werden

Darüber hinaus verändern gerade hybride Meetings die funktionalen Anforderungen an moderne Besprechungsräume sehr stark.

Laut VergeSense hat sich die Nutzung kollaborativer Flächen seit der Pandemie um 50 % erhöht. Gleichzeitig verschiebt sich die Flächenplanung zunehmend von klassischen Einzelarbeitsplätzen hin zu Collaboration Spaces.

3. Anwesenheits- und Hybridmuster

Zudem analysieren zukunftsorientierte Unternehmen heute zunehmend:

• wann Teams ins Büro kommen
• welche Abteilungen hybrid arbeiten
• welche Präsenztage beliebt sind
• wie sich Homeoffice-Regelungen auswirken

JLL berichtet, dass inzwischen 87 % der Unternehmen weltweit hybride Arbeitsmodelle nutzen.

Folglich hilft Office Analytics dabei, diese komplexen hybriden Muster überhaupt erst sichtbar und steuerbar zu machen.

4. Flächeneffizienz & Kosten

Mithilfe von Workplace Analytics können Unternehmen des Weiteren präzise erkennen:

• welche Flächen überdimensioniert sind
• wo Einsparpotenziale bestehen
• welche Gebäude ineffizient genutzt werden
• wie Desk Sharing optimiert werden kann

Eine Analyse von Hassell und Density zeigte, dass manche Unternehmen trotz Return-to-Office-Maßnahmen nur eine durchschnittliche Peak-Auslastung von 34 % erreichen, wodurch teilweise Millionenbeträge für ungenutzte Büroflächen entstehen.

Flexible Arbeit ist längst kein „Benefit“ mehr, sondern Erwartung.

Laut einer Studie des Pew Research Centers würden 46 % der Mitarbeitenden aktiv nach einem neuen Job suchen, wenn Homeoffice vollständig gestrichen wird.

Das ifo Institut zeigt außerdem:

• 24,4 % aller Beschäftigten in Deutschland arbeiten weiterhin teilweise im Homeoffice
• seit 2022 bleibt dieser Wert weitgehend stabil
• insbesondere junge und schnell wachsende Unternehmen setzen weiterhin auf flexible Modelle

Die Realität ist also klar:

Hybrides Arbeiten bleibt langfristig etabliert.

Höhere Mitarbeiterzufriedenheit

Flexible Arbeitsmodelle zählen heute zu den wichtigsten Faktoren für Mitarbeiterbindung.
Laut Gallup bevorzugen mittlerweile 9 von 10 remote-fähigen Mitarbeitenden zumindest teilweise Remote Work.
Unternehmen mit modernen Arbeitsplatzkonzepten profitieren von:

• höherer Arbeitgeberattraktivität
• besserer Employee Experience
• geringerer Fluktuation
• höherer Motivation

Mehr Produktivität

Hybrides Arbeiten kann Produktivität steigern, sofern Prozesse und Technologien richtig umgesetzt werden.
Studien zeigen:

• 74 % der hybriden Mitarbeitenden fühlen sich produktiver
• 76 % fühlen sich motivierter
• 75 % berichten von weniger Stress und Burnout

Smart Offices schaffen hierfür die technologische Grundlage.

Optimierte Büroflächen & geringere Kosten

Viele Unternehmen nutzen ihre Büroflächen heute nicht mehr vollständig.
Mit Smart-Office-Lösungen können Unternehmen:

• Leerstände reduzieren
• Flächen effizienter planen
• Mietkosten senken
• Arbeitsplätze bedarfsgerecht skalieren

Besonders bei Desk Sharing und Hybrid Work entstehen enorme Einsparpotenziale.

Bessere Zusammenarbeit in hybriden Teams

Smart Offices verbinden physische und digitale Zusammenarbeit.
Dazu gehören:

• Videokonferenzsysteme
• Collaboration-Plattformen
• intelligente Meetingräume
• digitale Whiteboards

Dadurch bleiben Teams auch standortübergreifend effizient verbunden.

Die präzise Messung der Büroauslastung basiert auf verschiedenen Datenquellen:

• Desk Booking Systeme
• Raumbuchungssysteme
• Zutrittskontrollen
• Sensorik
• WLAN Daten
• Mitarbeitendenbefragungen
• Workplace Analytics Software

Moderne Lösungen kombinieren diese Daten zentral und ermöglichen Echtzeit Analysen.

LIZ Smart Office ist eine umfassende Plattform für Unternehmen, die ihr Workplace Management ganzheitlich und datengetrieben angehen wollen. LIZ kombiniert Arbeitsplatz-, Meetingraum- und Parkplatzbuchung mit leistungsstarken Analytics in einer zentralen Lösung.

Stärken

• Vollständige All-in-One Plattform
• Hochentwickelte Arbeitsplatzbuchung mit visuellen Floorplans
• Nahtlose Meetingraumbuchung über Outlook & Teams
• Integrierte Parkplatzverwaltung
• Umfangreiche Analytics zur Flächenoptimierung

Schwächen

• Für sehr kleine Unternehmen eventuell zu umfangreich
• Einführung erfordert strukturiertes Change Management

LIZ unterscheidet sich klar durch den Fokus auf strategisches Workplace Management statt reiner Buchung.

1. Optimierte Büroauslastung:

Unternehmen erhalten datenbasierte Einblicke in die tatsächliche Nutzung ihrer Flächen.
Einige Tools ermöglichen sogar:
– Echtzeit-Auslastungsanalysen
– Prognosen für zukünftige Nutzung
Ergebnis: bessere Entscheidungen bei der Flächenplanung.

2. Kosteneinsparungen:

Immobilien zählen zu den größten Kostenfaktoren von Unternehmen.
Studien zeigen bis zu 32 % geringere Bürokosten durch optimierte Nutzung

3. Verbesserung der Employee Experience:

Desk Booking sorgt dafür, dass Mitarbeitende:
– neben ihren Teams sitzen können
– ihren Bürotag im Voraus planen
– unnötige Pendelwege vermeiden
Das steigert sowohl Zufriedenheit als auch Produktivität.

4. Unterstützung datenbasierter Entscheidungen:

Desk Booking Software liefert wertvolle Kennzahlen:
– Anwesenheitsquoten
– Peak-Tage im Büro
– Nutzung einzelner Flächen

Diese Daten sind essentiell für:
– People Analytics
– Workplace Strategy
– HR-Optimierung
– Herausforderungen be