Es lässt sich feststellen, dass die klassische Büroplanung in der heutigen Zeit oft nicht mehr zeitgemäß funktioniert.

In der Vergangenheit galt beispielsweise:

• Jeder Mitarbeitende hatte einen festen Arbeitsplatz
• Büroflächen wurden langfristig geplant
• Anwesenheit war relativ konstant

Nichtsdestotrotz arbeiten heutzutage viele Teams fast ausschließlich hybrid.

Dadurch entstehen neue Herausforderungen:

• stark schwankende Büroauslastung
• leere Schreibtische
• überfüllte Collaboration-Bereiche
• ineffiziente Flächennutzung
• unnötige Mietkosten

Laut dem aktuellen Workplace-Report von CBRE liegt die durchschnittliche Gebäudenutzung global inzwischen bei nur noch 53 %, trotz zunehmender Return-to-Office-Maßnahmen. Gleichzeitig nennen jedoch 79 % der Unternehmen eine angestrebte Zielauslastung von über 65 %.

Diese Diskrepanz verdeutlicht folgendes Problem: Viele Unternehmen wissen zwar, dass ihre Flächen ineffizient genutzt werden, aber nicht genau warum.

Die Hauptgründe sind meist:

• bessere Zusammenarbeit
• stärkere Unternehmenskultur
• schnellere Innovation
• höhere Produktivität
• bessere Einarbeitung neuer Mitarbeitender

Viele Führungskräfte glauben, dass persönliche Zusammenarbeit kreativer und effizienter ist.

Eine Studie des MIT zeigte beispielsweise, dass eine Reduktion persönlicher Interaktionen um 25 % zu einem Rückgang von Patentzitierungen um 8 % führen kann.

Auch Microsoft-Forschungen zeigten, dass rein remote arbeitende Teams stärker in Silos arbeiten und weniger spontane Zusammenarbeit entsteht.

Die Arbeitswelt hat sich seit der Pandemie nachhaltig verändert. Viele Unternehmen setzen heute dauerhaft auf hybride Arbeitsmodelle.

Laut einer aktuellen Studie von Gallup arbeiten bereits 52 % der remote-fähigen Mitarbeitenden hybrid, während nur noch 21 % vollständig im Büro arbeiten.

Zusätzlich zeigen die Daten:

• 76 % der hybriden Mitarbeitenden berichten von einer besseren Work-Life-Balance
• Hybrid arbeitende Teams sind häufig engagierter als reine Präsenzteams
• Teams mit klar definierten Hybrid-Work-Prozessen sind 66 % stärker engagiert und 29 % weniger von Burnout betroffen

Diese Entwicklungen erhöhen den Druck auf Unternehmen, Büros flexibler und intelligenter zu gestalten.

1. Occupancy Rate

Die Occupancy Rate beschreibt die tatsächliche Belegung eines Arbeitsplatzes oder einer Fläche innerhalb eines bestimmten Zeitraums.

Formel:

Auslastung = belegte Arbeitsplätze ÷ verfügbare Arbeitsplätze × 100

Beispiel:

Von 200 verfügbaren Arbeitsplätzen sind durchschnittlich 120 belegt.

Occupancy Rate = 60 Prozent

Diese KPI bildet die Grundlage jeder Flächenanalyse. Unternehmen erkennen damit schnell:

• Welche Bereiche regelmäßig überlastet sind
• Wo dauerhaft Leerstände entstehen
• Wie stark hybride Arbeitsmodelle die Flächennutzung beeinflussen

Laut CBRE liegt die durchschnittliche Spitzenauslastung an besonders stark frequentierten Tagen mittlerweile bei 80 Prozent.

Das zeigt: Während manche Tage nahezu voll ausgelastet sind, bleiben an anderen Tagen große Teile der Büroflächen ungenutzt.

2. Peak Occupancy

Die Peak Occupancy misst die maximale Auslastung zu Stoßzeiten.

Diese Kennzahl ist besonders wichtig für:

• Arbeitsplatzplanung
• Meetingraum Management
• Sicherheitsanforderungen
• Kapazitätsgrenzen

Vor allem in hybriden Arbeitsmodellen entstehen häufig starke Schwankungen zwischen einzelnen Wochentagen. Viele Unternehmen beobachten besonders hohe Anwesenheiten an Dienstagen und Mittwochen.

CBRE berichtet, dass die globale Peak Occupancy 2024 bereits bei durchschnittlich 64 Prozent lag. In der EMEA Region stieg sie sogar auf 81 Prozent.

3. Desk Sharing Ratio

Die Desk Sharing Ratio zeigt, wie viele Mitarbeitende sich einen Arbeitsplatz teilen.

Formel:

Anzahl Mitarbeitende ÷ Anzahl Arbeitsplätze

Beispiel:

300 Mitarbeitende nutzen 180 Arbeitsplätze.

Desk Sharing Ratio = 1,67

Eine höhere Ratio ermöglicht erhebliche Kosteneinsparungen, birgt jedoch auch Risiken bei schlechter Planung.

Praxisbeispiele zeigen, dass Unternehmen durch intelligente Desk Sharing Konzepte ihre Büroflächen deutlich reduzieren können. Ein Unternehmen aus Stuttgart sparte laut Erfahrungsbericht durch Desk Sharing und hybrides Arbeiten rund 72.000 Euro pro Jahr an Miet und Betriebskosten ein.

4. Meetingraum Auslastung

Nicht nur Arbeitsplätze, sondern auch Besprechungsräume sollten analysiert werden.

Wichtige Kennzahlen sind:

• Buchungsquote
• tatsächliche Nutzung
• No Show Rate
• durchschnittliche Meetingdauer

Viele Unternehmen kämpfen mit sogenannten Ghost Bookings. Räume werden reserviert, aber nicht genutzt.

Gerade hybride Arbeitsmodelle erhöhen die Nachfrage nach Kollaborationsflächen erheblich. VergeSense berichtet, dass Besprechungsräume und Collaboration Spaces inzwischen zu den am intensivsten genutzten Flächenarten gehören.

5. Utilization Rate

Die Utilization Rate geht über reine Anwesenheit hinaus und misst die tatsächliche aktive Nutzung von Flächen.

Dabei wird analysiert:

• Wie lange Arbeitsplätze genutzt werden
• Welche Bereiche aktiv verwendet werden
• Wie hoch die Aufenthaltsdauer ist

Laut VergeSense bestehen weiterhin große Ineffizienzen in vielen Büros. Schreibtische machen noch immer mehr als die Hälfte der Büroflächen aus, obwohl kollaborative Bereiche deutlich stärker nachgefragt werden.

Die Erkenntnis daraus: Unternehmen benötigen mehr datenbasierte Flächenplanung statt pauschaler Raumkonzepte.

6. Anwesenheitsquote nach Wochentagen

Ein oft unterschätzter KPI ist die Analyse der Büroauslastung nach einzelnen Tagen.

Viele Unternehmen erleben:

• hohe Auslastung an wenigen Tagen
• geringe Nutzung an Randtagen
• ungleichmäßige Verteilung der Teams

Dadurch entstehen entweder Überkapazitäten oder Engpässe.

Die Analyse solcher Muster ermöglicht:

• gezielte Steuerung von Office Days
• bessere Teamkoordination
• effizientere Flächenplanung

7. Kosten pro Arbeitsplatz

Eine besonders wichtige KPI für Facility Management und Geschäftsführung ist die Kostenbetrachtung.

Formel:

Gesamte Bürokosten ÷ durchschnittlich genutzte Arbeitsplätze

Hier werden berücksichtigt:

• Miete
• Energie
• Reinigung
• Ausstattung
• Betriebskosten

Wenn Arbeitsplätze dauerhaft leer bleiben, steigen die Kosten pro tatsächlich genutztem Arbeitsplatz erheblich.

Gerade deshalb gewinnt datenbasiertes Workplace Management zunehmend an Bedeutung.

Das Herzstück jeder Workplace-Lösung.

Wichtige Funktionen:

• Interaktive Floorplans zur visuellen Buchung
• Filter nach Ausstattung oder Teamzugehörigkeit
• Buchung für einzelne Tage oder wiederkehrend
• Check-in-Funktion zur Vermeidung leerer Plätze

Ziel: Mitarbeitende sollen schnell und intuitiv den passenden Arbeitsplatz finden.

Die zunehmende Relevanz von Desk Booking Software lässt sich direkt aus aktuellen Studien und Entwicklungen ableiten.

Ein zentraler Faktor ist die veränderte Nutzung von Arbeitszeit und -orten. Laut dem ifo Institut verbringen Beschäftigte im Durchschnitt rund 17 % ihrer Arbeitszeit im Homeoffice. Besonders in wissensintensiven Branchen liegt dieser Anteil deutlich höher.

Das bedeutet: Büroarbeitsplätze werden nicht mehr konstant genutzt, sondern unterliegen starken Schwankungen, je nach Wochentag, Teamstruktur oder Projektphase.

Gleichzeitig zeigt die Forschung des Fraunhofer IAO, dass hybrides Arbeiten die Produktivität steigern kann, allerdings nur dann, wenn die Arbeitsumgebung optimal organisiert ist. Unternehmen müssen also sicherstellen, dass Mitarbeitende im Büro die passenden Arbeitsbedingungen vorfinden, wenn sie vor Ort sind.

Ohne digitale Steuerung entstehen schnell Probleme:

• Überfüllte Büros an bestimmten Tagen
• Leere Flächen an anderen Tagen
• Fehlende Abstimmung innerhalb von Teams

Desk Booking Software schafft hier Transparenz und ermöglicht eine bedarfsgerechte Planung.

Transparenz bedeutet mehr als Datenschutz im juristischen Sinne. Sie bedeutet, dass Mitarbeitende verstehen, welche Daten gesammelt werden, warum das geschieht und wie sie genutzt werden. Studien zeigen:

• Wenn Unternehmen offen erklären, was und warum sie messen, steigt die Akzeptanz deutlich: Bei einer Untersuchung fühlten sich über 50 % der Mitarbeitenden wohler mit Monitoring, nachdem sie darüber informiert wurden, im Vergleich zu nur rund 30 %, die ohne Kontext zustimmten.
• Laut Deloitte Insights entwickeln Angestellte, die aktiv beteiligt werden können oder Opt-out-Möglichkeiten bekommen, eher Vertrauen.

Viele Büros sind entweder überbelegt oder ineffizient genutzt. Moderne Workplace-Management-Systeme ermöglichen es, reale Nutzungsdaten auszuwerten und Flächen bedarfsgerecht zu steuern. Laut aktuellen Workplace-Strategie-Studien steigern datenbasierte Raumkonzepte die Produktivität um bis zu 20 %.

Vorteile datenbasierter Bürosteuerung:

• Transparenz über Flächenauslastung
• Optimierte Raumverteilung
• Identifikation von Engpässen
• Reduktion ungenutzter Flächen
• Fundierte Entscheidungen für Expansion oder Konsolidierung

Unsicherheit und Arbeitsplatzverlust

Trotz aller Chancen befürchten viele Mitarbeitende, dass ihre Position durch KI gefährdet sein könnte. Laut einer Umfrage von YouGov in Deutschland sorgt sich etwa ein Drittel der Deutschen um potenziellen Jobverlust durch KI.

Auch theoretische Analysen der OECD zeigen: Der Effekt von KI auf Beschäftigung und Löhne ist nicht eindeutig, sondern hängt stark von der Art der KI, Einsatzweise und Rahmenbedingungen ab.

Wohlbefinden & Qualität des Arbeitslebens

Eine Studie des „Institute for the Future of Work“ mit mehr als 6.000 Teilnehmenden ergab, dass erhöhte Nutzung moderner Technologien wie KI, Roboter oder Tracker mit einer Verschlechterung der Lebensqualität einhergeht, u. a. durch Arbeitsverdichtung, Jobunsicherheit und den Verlust von Autonomie. 

Das zeigt: KI ist nicht per se positiv, sondern ihr Einsatzkontext ist entscheidend.

Vertrauen & Transparenz

Viele Mitarbeitende nutzen KI heimlich. In einer globalen Studie von KPMG und der University of Melbourne gaben 57% der Befragten an, ihre KI-Nutzung vor den Chefs zu verbergen, etwa aus Angst, als faul oder „schummelnd“ dazustehen.

Das untergräbt Vertrauen und kann Risiken für Daten und Compliance mit sich bringen.

Datenschutz & Datensicherheit

Wenn Mitarbeitende KI-Systeme nutzen, besteht die Gefahr, dass sie vertrauliche Informationen eingeben, ohne zu wissen, wo diese Daten gespeichert oder weiterverarbeitet werden. Durch fehlendes Bewusstsein oder unklare Richtlinien kann versehentlich internes Wissen, personenbezogene Daten oder geschützte Unternehmensinformationen an externe Systeme gelangen. Diese Daten könnten außerhalb der Kontrolle des Unternehmens verarbeitet oder sogar von Dritten eingesehen werden. Deshalb braucht es klare Vorgaben, Schulungen sowie sichere KI-Lösungen, die transparent mit Daten umgehen und deren Nutzung.

Datenschutz ist somit nicht nur Pflicht, sondern auch Chance: Wer den Schutz von Daten ernst nimmt und seine Mitarbeiter darin unterstützt, ein Verständnis für den Umgang mit Daten in einer KI aufzubauen, stärkt das Vertrauen und die Akzeptanz von KI-Lösungen im Unternehmen.

Unsicherheit und Arbeitsplatzverlust

Trotz aller Chancen befürchten viele Mitarbeitende, dass ihre Position durch KI gefährdet sein könnte. Laut einer Umfrage von YouGov in Deutschland sorgt sich etwa ein Drittel der Deutschen um potenziellen Jobverlust durch KI.

Auch theoretische Analysen der OECD zeigen: Der Effekt von KI auf Beschäftigung und Löhne ist nicht eindeutig, sondern hängt stark von der Art der KI, Einsatzweise und Rahmenbedingungen ab.

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Das zeigt: KI ist nicht per se positiv, sondern ihr Einsatzkontext ist entscheidend.

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Das untergräbt Vertrauen und kann Risiken für Daten und Compliance mit sich bringen.

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Wenn Mitarbeitende KI-Systeme nutzen, besteht die Gefahr, dass sie vertrauliche Informationen eingeben, ohne zu wissen, wo diese Daten gespeichert oder weiterverarbeitet werden. Durch fehlendes Bewusstsein oder unklare Richtlinien kann versehentlich internes Wissen, personenbezogene Daten oder geschützte Unternehmensinformationen an externe Systeme gelangen. Diese Daten könnten außerhalb der Kontrolle des Unternehmens verarbeitet oder sogar von Dritten eingesehen werden. Deshalb braucht es klare Vorgaben, Schulungen sowie sichere KI-Lösungen, die transparent mit Daten umgehen und deren Nutzung.

Datenschutz ist somit nicht nur Pflicht, sondern auch Chance: Wer den Schutz von Daten ernst nimmt und seine Mitarbeiter darin unterstützt, ein Verständnis für den Umgang mit Daten in einer KI aufzubauen, stärkt das Vertrauen und die Akzeptanz von KI-Lösungen im Unternehmen.