Eine der wichtigsten Unterscheidungen bei Office Analytics ist die zwischen gebuchten und tatsächlich belegten Arbeitsplätzen.

Ein Arbeitsplatz kann gebucht sein, obwohl die Person nicht ins Büro kommt. Gleichzeitig kann ein Arbeitsplatz genutzt werden, ohne dass vorher eine Buchung vorgenommen wurde.

Deshalb sollten Unternehmen unterschiedliche Kennzahlen betrachten:

Buchungsquote: Wie viele verfügbare Arbeitsplätze wurden reserviert?

Check-in-Quote: Wie viele Buchungen wurden tatsächlich angetreten?

Tatsächliche Belegung: Wie viele Arbeitsplätze wurden tatsächlich genutzt?

Gerade bei Desk Sharing ist diese Unterscheidung wichtig. Werden ausschließlich Buchungen analysiert, kann die tatsächliche Büroauslastung überschätzt werden.

Belegungssensoren oder Check-in-Funktionen können dabei helfen, die Differenz zwischen Reservierung und tatsächlicher Nutzung sichtbar zu machen.

Die Hauptgründe sind meist:

• bessere Zusammenarbeit
• stärkere Unternehmenskultur
• schnellere Innovation
• höhere Produktivität
• bessere Einarbeitung neuer Mitarbeitender

Viele Führungskräfte glauben, dass persönliche Zusammenarbeit kreativer und effizienter ist.

Eine Studie des MIT zeigte beispielsweise, dass eine Reduktion persönlicher Interaktionen um 25 % zu einem Rückgang von Patentzitierungen um 8 % führen kann.

Auch Microsoft-Forschungen zeigten, dass rein remote arbeitende Teams stärker in Silos arbeiten und weniger spontane Zusammenarbeit entsteht.

Das Herzstück jeder Workplace-Lösung.

Wichtige Funktionen:

• Interaktive Floorplans zur visuellen Buchung
• Filter nach Ausstattung oder Teamzugehörigkeit
• Buchung für einzelne Tage oder wiederkehrend
• Check-in-Funktion zur Vermeidung leerer Plätze

Ziel: Mitarbeitende sollen schnell und intuitiv den passenden Arbeitsplatz finden.

Die zunehmende Relevanz von Desk Booking Software lässt sich direkt aus aktuellen Studien und Entwicklungen ableiten.

Ein zentraler Faktor ist die veränderte Nutzung von Arbeitszeit und -orten. Laut dem ifo Institut verbringen Beschäftigte im Durchschnitt rund 17 % ihrer Arbeitszeit im Homeoffice. Besonders in wissensintensiven Branchen liegt dieser Anteil deutlich höher.

Das bedeutet: Büroarbeitsplätze werden nicht mehr konstant genutzt, sondern unterliegen starken Schwankungen, je nach Wochentag, Teamstruktur oder Projektphase.

Gleichzeitig zeigt die Forschung des Fraunhofer IAO, dass hybrides Arbeiten die Produktivität steigern kann, allerdings nur dann, wenn die Arbeitsumgebung optimal organisiert ist. Unternehmen müssen also sicherstellen, dass Mitarbeitende im Büro die passenden Arbeitsbedingungen vorfinden, wenn sie vor Ort sind.

Ohne digitale Steuerung entstehen schnell Probleme:

• Überfüllte Büros an bestimmten Tagen
• Leere Flächen an anderen Tagen
• Fehlende Abstimmung innerhalb von Teams

Desk Booking Software schafft hier Transparenz und ermöglicht eine bedarfsgerechte Planung.

Viele Büros sind entweder überbelegt oder ineffizient genutzt. Moderne Workplace-Management-Systeme ermöglichen es, reale Nutzungsdaten auszuwerten und Flächen bedarfsgerecht zu steuern. Laut aktuellen Workplace-Strategie-Studien steigern datenbasierte Raumkonzepte die Produktivität um bis zu 20 %.

Vorteile datenbasierter Bürosteuerung:

• Transparenz über Flächenauslastung
• Optimierte Raumverteilung
• Identifikation von Engpässen
• Reduktion ungenutzter Flächen
• Fundierte Entscheidungen für Expansion oder Konsolidierung

Unsicherheit und Arbeitsplatzverlust

Trotz aller Chancen befürchten viele Mitarbeitende, dass ihre Position durch KI gefährdet sein könnte. Laut einer Umfrage von YouGov in Deutschland sorgt sich etwa ein Drittel der Deutschen um potenziellen Jobverlust durch KI.

Auch theoretische Analysen der OECD zeigen: Der Effekt von KI auf Beschäftigung und Löhne ist nicht eindeutig, sondern hängt stark von der Art der KI, Einsatzweise und Rahmenbedingungen ab.

Wohlbefinden & Qualität des Arbeitslebens

Eine Studie des „Institute for the Future of Work“ mit mehr als 6.000 Teilnehmenden ergab, dass erhöhte Nutzung moderner Technologien wie KI, Roboter oder Tracker mit einer Verschlechterung der Lebensqualität einhergeht, u. a. durch Arbeitsverdichtung, Jobunsicherheit und den Verlust von Autonomie. 

Das zeigt: KI ist nicht per se positiv, sondern ihr Einsatzkontext ist entscheidend.

Vertrauen & Transparenz

Viele Mitarbeitende nutzen KI heimlich. In einer globalen Studie von KPMG und der University of Melbourne gaben 57% der Befragten an, ihre KI-Nutzung vor den Chefs zu verbergen, etwa aus Angst, als faul oder „schummelnd“ dazustehen.

Das untergräbt Vertrauen und kann Risiken für Daten und Compliance mit sich bringen.

Datenschutz & Datensicherheit

Wenn Mitarbeitende KI-Systeme nutzen, besteht die Gefahr, dass sie vertrauliche Informationen eingeben, ohne zu wissen, wo diese Daten gespeichert oder weiterverarbeitet werden. Durch fehlendes Bewusstsein oder unklare Richtlinien kann versehentlich internes Wissen, personenbezogene Daten oder geschützte Unternehmensinformationen an externe Systeme gelangen. Diese Daten könnten außerhalb der Kontrolle des Unternehmens verarbeitet oder sogar von Dritten eingesehen werden. Deshalb braucht es klare Vorgaben, Schulungen sowie sichere KI-Lösungen, die transparent mit Daten umgehen und deren Nutzung.

Datenschutz ist somit nicht nur Pflicht, sondern auch Chance: Wer den Schutz von Daten ernst nimmt und seine Mitarbeiter darin unterstützt, ein Verständnis für den Umgang mit Daten in einer KI aufzubauen, stärkt das Vertrauen und die Akzeptanz von KI-Lösungen im Unternehmen.

Unsicherheit und Arbeitsplatzverlust

Trotz aller Chancen befürchten viele Mitarbeitende, dass ihre Position durch KI gefährdet sein könnte. Laut einer Umfrage von YouGov in Deutschland sorgt sich etwa ein Drittel der Deutschen um potenziellen Jobverlust durch KI.

Auch theoretische Analysen der OECD zeigen: Der Effekt von KI auf Beschäftigung und Löhne ist nicht eindeutig, sondern hängt stark von der Art der KI, Einsatzweise und Rahmenbedingungen ab.

Wohlbefinden & Qualität des Arbeitslebens

Eine Studie des „Institute for the Future of Work“ mit mehr als 6.000 Teilnehmenden ergab, dass erhöhte Nutzung moderner Technologien wie KI, Roboter oder Tracker mit einer Verschlechterung der Lebensqualität einhergeht, u. a. durch Arbeitsverdichtung, Jobunsicherheit und den Verlust von Autonomie. 

Das zeigt: KI ist nicht per se positiv, sondern ihr Einsatzkontext ist entscheidend.

Vertrauen & Transparenz

Viele Mitarbeitende nutzen KI heimlich. In einer globalen Studie von KPMG und der University of Melbourne gaben 57% der Befragten an, ihre KI-Nutzung vor den Chefs zu verbergen, etwa aus Angst, als faul oder „schummelnd“ dazustehen.

Das untergräbt Vertrauen und kann Risiken für Daten und Compliance mit sich bringen.

Datenschutz & Datensicherheit

Wenn Mitarbeitende KI-Systeme nutzen, besteht die Gefahr, dass sie vertrauliche Informationen eingeben, ohne zu wissen, wo diese Daten gespeichert oder weiterverarbeitet werden. Durch fehlendes Bewusstsein oder unklare Richtlinien kann versehentlich internes Wissen, personenbezogene Daten oder geschützte Unternehmensinformationen an externe Systeme gelangen. Diese Daten könnten außerhalb der Kontrolle des Unternehmens verarbeitet oder sogar von Dritten eingesehen werden. Deshalb braucht es klare Vorgaben, Schulungen sowie sichere KI-Lösungen, die transparent mit Daten umgehen und deren Nutzung.

Datenschutz ist somit nicht nur Pflicht, sondern auch Chance: Wer den Schutz von Daten ernst nimmt und seine Mitarbeiter darin unterstützt, ein Verständnis für den Umgang mit Daten in einer KI aufzubauen, stärkt das Vertrauen und die Akzeptanz von KI-Lösungen im Unternehmen.

Was in der Theorie festlich klingt, wird in der Praxis schnell zur Herausforderung, besonders in hybriden Arbeitsumgebungen:

• Wer ist wann im Büro?
• Welche Räume sind verfügbar?
• Wie können Mitarbeitende aus dem Homeoffice eingebunden werden?
• Wie lassen sich Eventplanung, Kommunikation und Raumorganisation effizient koordinieren?

Viele Office Manager:innen und HR-Teams stehen genau hier jedes Jahr erneut vor organisatorischen Hürden. Und genau da kommt LIZ Smart Office ins Spiel.